Od 1 maja 2006 roku tachografy cyfrowe są montowane w nowo rejestrowanych pojazdach o łącznej ładowności powyżej 3,5 tony służących do przewozu rzeczy lub przewozu osób. Tachografy są urządzeniami rejestrującymi czas pracy, kierowców, przebytą drogę, symbole krajów, stany szczególne, zdarzenia i usterki.
Organem wydającym karty elektroniczne systemu tachografów cyfrowych jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych.
W ramach Systemu Tachografów Cyfrowych wydawane są 4 rodzaje kart:
1.Karta Kierowcy
Karta kierowcy wydawana jest uprawnionym kierowcom przez podmiot wydający karty, którym w Polsce jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. Karta kierowcy wydawana jest na okres 5 lat, ale nie na dłużej niż okres ważności prawa jazdy posiadanego przez kierowcę. Proces wydawania karty trwa nie dłużej niż 26 dni roboczych licząc od daty przyjęcia wniosku.
Opłata netto za wydanie Karty Kierowcy (KK) 150,00 PLN (184,50 PLN brutto). Karta ta umożliwia identyfikację kierowcy i przypisanie do kierowcy danych dotyczących przejazdów rejestrowanych przez tachograf cyfrowy. Wniosek o wydanie karty, przykłady wypełnienia, dokumenty do załączenia, konto do wniesienia opłaty za kartę kierowcy można pobrać ze strony
PWPW S.A
Karta kierowcy umożliwia przechowywanie następujących danych:
-Identyfikacja karty
-Identyfikacja posiadacza karty
-Dane dotyczące prawa jazdy
-Dane dotyczące używanego pojazdu. Karta kierowcy umożliwia rzechowywanie przynajmniej 84 takich zapisów
-Dane dotyczące czynności kierowcy - pamięć karty kierowcy wystarcza do przechowywania danych dotyczących czynności kierowcy przez przynajmniej 28 dni (przeciętną aktywność kierowcy definiuje się jako 93 zmiany czynności dziennie)
-Miejsca rozpoczęcia i/lub zakończenia dziennego okresu pracy. Pamięć karty kierowcy umożliwia przechowywanie przynajmniej 42 par takich zapisów
-Dane dotyczące zdarzeń. Karta kierowcy umożliwia przechowywanie następujących danych dotyczących sześciu ostatnich zdarzeń każdego typu (tj. 36 zdarzeń)
-Dane dotyczące usterek. Karta kierowcy umożliwia przechowywanie następujących danych dotyczących dwunastu ostatnich usterek każdego rodzaju (tj. 24 usterki)
-Dane dotyczące czynności kontrolnej. Karta kierowcy umożliwia przechowywanie jednego takiego zapisu
-Dane sesji karty
-Dane dotyczące stanów szczególnych. Karta kierowcy umożliwia przechowywanie 56 takich zapisów
2.Karta przedsiębiorstwa
Karta Przedsiębiorstwa wydawana jest uprawnionym przedsiębiorstwom przez podmiot wydający karty, którym w Polsce jest PWPW S.A O karty przedsiębiorstwa wnioskować mogą przewoźnicy drogowi lub inne podmioty wykonujące przewozy drogowe, będące właścicielami lub użytkownikami pojazdów samochodowych objętych obowiązkiem instalacji i użytkowania tachografu cyfrowego.
Karta przedsiębiorstwa wydawana jest na okres 5 lat. Opłata netto za wydanie Karty Przedsiębiorstwa 250,00 PLN (307,50 PLN brutto). Firma może wyrobić dowolną ilość kart. Karta przedsiębiorstwa identyfikuje firmę i umożliwia: dostęp do wszystkich danych umieszczonych w tachografie związanych z daną firmą w celu ich wyświetlenia, pobrania i drukowania, blokuje dostęp innej firmy do danych własnego przedsiębiorstwa.
Karta przedsiębiorstwa umożliwia przechowywanie następujących danych:
-Identyfikacja karty
-Identyfikacja posiadacza karty
-Dane dotyczące czynności wykonywanych przez firmę. Karta firmowa umożliwia przechowywanie przynajmniej 230 takich zapisów
3.Karta Warsztatowa
Karta warsztatowa wydawana jest podmiotowi prowadzącemu warsztat oraz innym uprawnionym podmiotom przez podmiot wydający karty, którym w Polsce jest PWPW S.A Karta warsztatowa wydawana jest na 1 rok, jednak nie dłużej niż okres ważności uprawnienia technika.
Opłata netto za wydanie Karty Warsztatowej 250,00 PLN (307,50 PLN brutto). Karta warsztatowa identyfikuje technika warsztatowego oraz umożliwia aktywację, kalibrację, testowanie i pobieranie danych z tachografu.
Karta warsztatowa umożliwia przechowywanie następujących danych:
-Zabezpieczenia
-Identyfikacja karty
-Identyfikacja posiadacza karty
-Dane dotyczące używanego pojazdu. Karta warsztatowa umożliwia przechowywanie przynajmniej 4 takich zapisów
-Dane dotyczące czynności kierowcy. Karta warsztatowa umożliwia przechowywanie danych dotyczących czynności kierowcy przynajmniej za jeden dzień przeciętnej aktywności kierowcy
-Miejsca rozpoczęcia i/lub zakończenia dziennego okresu pracy. Karta warsztatowa umożliwia przechowywanie przynajmniej trzech par takich zapisów
-Dane dotyczące zdarzeń i usterek. Karta warsztatowa umożliwia przechowywanie danych dotyczących trzech ostatnich zdarzeń każdego rodzaju (tj. 18 zdarzeń) i sześciu ostatnich usterek każdego rodzaju (tj. 12 usterek)
-Dane dotyczące czynności kontrolnej
-Dane dotyczące kalibracji i regulacji czasu. Karta warsztatowa umożliwia przechowywanie przynajmniej 88 takich zapisów
-Dane dotyczące stanów szczególnych. Karta warsztatowa umożliwia przechowywanie danych dotyczących odpowiednich stanów szczególnych, w taki sam sposób jak karta kierowcy. Karta warsztatowa umożliwia przechowywanie dwóch takich zapisów
4.Karta Kontrolna
Karta kontrolna wydawana jest kierownikowi lub dowódcy jednostki organizacyjnej organu upoważnionego do kontroli tachografów cyfrowych przez podmiot wydający karty, którym w Polsce jest PWPW S.A
Opłata netto za wydanie Karty Kontrolnej 210,00 PLN (258,30 PLN brutto). Karta kontrolna umożliwia dostęp do danych przechowywanych w tachografach lub kartach kierowców w celu odczytu, drukowania i pobierania.
Karta warsztatowa umożliwia przechowywanie następujących danych:
-Identyfikacja karty
-Identyfikacja posiadacza karty
-Dane dotyczące czynności kontrolnej. Karta kontrolna umożliwia przechowywanie przynajmniej 230 takich zapisów
Przedsiębiorca ma obowiązek pobierać dane z karty kierowcy co najmniej co 28 dni oraz z pamięci tachografu cyfrowego co najmniej co 3 miesiące. Pobrane dane należy przechowywać w oryginalnym formacie przez okres 3 lat, licząc od daty ich zarejestrowania jednocześnie zapewniając zabezpieczenie tych danych przed ich utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych
Do pobierania danych w Systemie Tachografów Cyfrowych danych należy stosować czytniki zapewniające prawidłowy odczyt i archiwizację. Kryterium doboru właściwego czytnika może być miejsce poboru takie jak np. biuro, dowolne miejsce lub kabina pojazdu.
W celu kontroli pobranych danych z karty kierowcy lub tachografu cyfrowego, a w szczególności czasu jazdy, okresów przerw i odpoczynków, użytkowania pojazdów, naruszeń przepisów jest niezbędne specjalistyczne oprogramowanie.
W pamięci karty zostają zapisane dane o zdarzeniach z średnio 28 dni.
W pamięci tachografu cyfrowego zostają zapisane dane o zdarzeniach z ostatnich 365 dni. Szczegółowa prędkość minimum z ostatnich 24 godzin jazdy pojazdu.
Kierowca ma obowiązek używać w czasie prowadzenia pojazdu tylko jednej, własnej, nieuszkodzonej i ważnej karty kierowcy.
UTC - Universal Time Coordinated (GMT Greenwich Mean Time) - format czasu wykorzystywany w systemie tachografów cyfrowych. Czas UTC nie uwzględnia lokalnych zmian np. czasu letniego/zimowego.